19 Oct Carica tutti i tuoi prodotti su Inpublish in un click!

Quando un catalogo o un volantino ha cinquanta prodotti, inserirli a mano è già un lavoro lungo. Quando ne ha duecento, tuttavia, diventa impossibile da gestire. Ogni articolo richiede nome, descrizione, prezzo, categoria e immagine. Anche solo tre minuti per prodotto significano ore di lavoro ripetitivo. Inpublish risolve questo problema con il caricamento massivo. Puoi importare tutti i prodotti in un’unica operazione. Il punto di partenza è il file che probabilmente hai già. Può essere il listino Excel, l’export dal gestionale o il CSV del fornitore. Quindi il catalogo interattivo è pronto in pochi minuti, non in giorni.

Perché l’inserimento manuale non è sostenibile

Chi gestisce un assortimento ampio conosce già il problema. Il listino è nel gestionale. I prezzi sono in Excel. Le schede tecniche sono in un PDF separato. Tuttavia nessuno di questi formati funziona direttamente come catalogo o volantino interattivo. Per portarli su Inpublish senza l’importazione massiva bisognerebbe reinserire tutto a mano. Prodotto per prodotto, copiando i dati da un documento all’altro.

I problemi concreti sono tre. Anzitutto è lento: cento referenze richiedono diverse ore di inserimento continuo. Poi è rischioso: ogni trascrizione a mano introduce errori di prezzo, di nome o di categoria. Inoltre è difficile da mantenere aggiornato nel tempo. Ogni volta che il listino cambia bisogna ripetere l’intera procedura. Di conseguenza molte aziende rinunciano al catalogo digitale. Non mancano i prodotti: manca il tempo per gestirli uno per uno.

Come funziona il caricamento massivo

Il processo non richiede competenze tecniche particolari. Anzitutto prepari il file con i tuoi prodotti. Inpublish accetta i formati più comuni: Excel (.xlsx) e CSV. Poi carichi il file sulla piattaforma attraverso la funzione di importazione. La piattaforma legge le colonne e le associa ai campi di prodotto corrispondenti. Quindi importa tutto in un’unica operazione.

Al termine trovi già tutti i prodotti nel catalogo. Ognuno ha la sua scheda, il suo prezzo e la sua categoria. Non devi aprire ogni articolo per configurarlo singolarmente. Pertanto il rischio di errori non si distribuisce su ore di lavoro manuale. Si concentra invece in un unico momento di verifica, prima della pubblicazione.

Da dove arriva il file

Il punto di partenza può essere il listino in Excel che usi già con gli agenti. Può essere anche l’export dal gestionale: Danea Easyfatt, TeamSystem e Fatture in Cloud supportano l’esportazione in CSV o Excel. Oppure puoi usare il file che ti manda direttamente il fornitore. Dunque il file esiste già nella maggior parte dei casi. Non devi crearne uno nuovo da zero.

Al limite devi rinominare qualche colonna per farla corrispondere ai campi di Inpublish. Si tratta però di un’operazione che fai una sola volta. Poi la salvi come template per le importazioni future. Quindi il lavoro di setup iniziale si ripaga già dal secondo aggiornamento del listino.

Cosa puoi importare per ogni prodotto

Il caricamento massivo non si limita al nome e al prezzo. Per ogni prodotto puoi importare molti campi: nome, descrizione estesa, prezzo, categoria, codice SKU. Inoltre puoi importare le varianti disponibili, come taglia, colore o formato di confezione. Puoi includere anche il link all’immagine del prodotto.

Inpublish associa automaticamente le immagini alle schede. Non devi caricarle una per una in un passaggio separato. Il risultato, dunque, non è una lista piatta di testo. È un insieme di schede prodotto strutturate, con tutte le informazioni che servono al cliente per scegliere e ordinare. Pertanto ogni articolo importato è subito cliccabile, consultabile e aggiungibile al carrello.

Come si organizza il catalogo dopo l’importazione

Le categorie del tuo file diventano le sezioni del catalogo o del volantino. Se il listino ha una colonna “Categoria”, Inpublish la usa per raggruppare i prodotti in sezioni navigabili. Il cliente può quindi saltare direttamente alla sezione che cerca. Non è costretto a scorrere tutto il catalogo dall’inizio.

Tuttavia, se le categorie del file non corrispondono a quelle che vuoi mostrare, puoi riorganizzarle dopo l’importazione. Sposti i prodotti da una sezione all’altra direttamente dalla piattaforma. Puoi anche creare nuovi raggruppamenti senza dover reimportare il file. Dunque hai sempre il controllo sulla struttura, anche dopo il caricamento iniziale.

Aggiornare il listino senza ricominciare da zero

Una volta caricati i prodotti, come si gestiscono i cambi di prezzo? Con Inpublish hai due opzioni. Se le variazioni sono poche, aggiorni i prodotti singolarmente dalla piattaforma. Se invece l’aggiornamento è sostanziale, ricarichi il file aggiornato e la piattaforma sovrascrive i dati esistenti. Pertanto non devi mai ricominciare da zero.

Il catalogo già distribuito rimane attivo con lo stesso link. Chi l’ha ricevuto non deve fare nulla. Al momento dell’aggiornamento vede già la versione corretta. Quindi non devi reinviare nulla alla tua rete. Non rischi nemmeno che qualcuno ordini a un prezzo sbagliato. Il link è sempre quello giusto e il catalogo è sempre aggiornato.

Chi ne ha più bisogno

Il caricamento massivo risponde alle esigenze di alcune tipologie di aziende in modo diretto. I grossisti e i distributori con centinaia di referenze non possono inserire ogni prodotto manualmente: il catalogo o il volantino digitale richiederebbe settimane di lavoro. I retailer con assortimenti stagionali hanno bisogno di aggiornamenti rapidi. Non possono permettersi una procedura da ripetere ogni tre mesi. Gli importatori che ricevono il listino dal produttore in formato tabellare possono usarlo direttamente come punto di partenza.

Anche gli agenti di commercio con listini di più fornitori ne traggono vantaggio. Possono costruire un catalogo unificato da fonti diverse, senza duplicare il lavoro manuale. Inoltre, chi aggiorna i prezzi di frequente non può fare affidamento su un sistema che richiede interventi su ogni singolo articolo. Pertanto il caricamento massivo è soprattutto uno strumento di risparmio di tempo, oltre che di precisione.

Il catalogo è pronto: distribuiscilo subito

Completata l’importazione, il catalogo o il volantino è già distribuibile. Inpublish genera un link univoco per ogni pubblicazione. Puoi mandarlo via WhatsApp alla tua rete di rivenditori e agenti. Puoi inserirlo in una campagna email, pubblicarlo sui social o stamparlo come QR code. Inoltre puoi usare il broadcast per raggiungere tutta la rete in un’unica operazione.

Chi apre il link oggi e chi lo apre tra tre settimane vede sempre la versione aggiornata. Non devi reinviare nulla quando aggiorni i prezzi. Dunque il catalogo lavora per te in modo continuo. Non richiede interventi manuali ogni volta che qualcosa cambia. Si tratta dell’unico modo per avere un catalogo digitale davvero sostenibile su un assortimento ampio.

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